Najtezje mi je začeti pisati. Se dejansko usesti (spet) za računalnik po že tako dolgem dnevu za računalnikom… v glavi sem sestavila že kar nekaj blogov, na « papir » jih pa nisem (še) prenesela… bom, bom. 😊
Madrid motivator
Tisti, ki me zares dobro poznajo vedo kaj Španija pomeni v mojem življenju. Ta teden sem preživela v Madridu. Razlog mojega obiska Madrida je bil služben in sicer potekal je Omega homologacijski test za odbojko na mivki in nogomet olimpijskih iger. Sliši se zapleteno, vem, tudi JE. Ta blog ni namenjen Madridu in mojemu delu tam, želela sem samo omeniti, da sem po dolgem času našla motivacijo za pisanje ravno tu, v Madridu, v moji dragi Španiji. Španija ima v mojem srcu posebno mesto. Moja duša je tu “doma”.
Zato ni naključje, da me je ravno v Madridu spet udaril ta val motivacije. Za dodatek pa je tudi že znano dejstvo, da vsakič ko sem med ljudmi, ki delajo v sportu, ki so ključne osebe v ozadju športnih dogodkov, me pogovori z njimi napolnijo z energijo, motivacijo. Rasem z njimi in njihovimi zgodbami.
Alfe in Omege operative športnih organizacij
Ljudje, ki s(m)o alfe in omege športa, ljudje, ki skrbij(m)o za ključne procese med tekmovanji, ljudje, ki s(m)o absolutno premalo cenjeni. Ne, ne to niso politični funkcionarji amapak ljudje, ki dejansko postavljaj(m)o ozadje in skrbij(m)o za izpeljavo športnega dogodka..
Tako pomembna kot je izvedba športnikov na športnem terenu, isto velja tudi za izvedbo okoli in za terenom. Ozadje športnih dogodkov je kompleksno. Vsak športni dogodek zahteva svojo mero vloženega dela, specifične proces, ko govorimo o največjih mednarodnih športnih tekmovanjih pa je to »next level«.
Obljubila sem vpogled v ozadje mojega dela. Pa poglejmo.
Vsako tekmovanje se začne z izbiro lokalnega organizatorja, gostitelja, lokacije in termina. To je tudi samo po sebi proces, ki ga v našem svetu imenujemo »ogled lokacije« ali »inšpekcija lokacije«. Ogled lokacije je v večini primerov opravljena s strani zaposlenih na mednarodni zvezi in event managerja = vodja dogodka (da obnovimo izraze), ki naj bi tudi koordiniral ta specifični dogodek. Sama sem opravila že precej inšpekcij, najpomembnejša in zame največja čast je bila inšpekcija v Rusiji, ki bi naj bila gostiteljica svetovnega prvenstva 2022. Vsi vemo, kako klavrno se je to končalo.
Kako ti ogledi lokacij dejansko potekajo?
Preverjamo hotele, športne dvorane, ostale podporne komplekse, razdalje med ključnimi točkami (letališče, hotel, dvorana), preverimo kapacitete, preletimo plane postavitve, da se organizatorja opomni na pričakovanja in zahteve organizacije itd. Med temi ogledi se nič ne odloči na licu mesta. Pregleda in oceni se vse pomembne dejavnike, prenesemo informacije, ugotovitve in podamo naše mnenje, nato pa vse odločitve sprejemajo odgovorne osebe na sedežu mednarodne zveze. »Rezultat« ogledov je lahko potrditev lokacije, organizatorja ali sprememba, iskanje novih opcij.
Fun (not so much) fact; takšnih podrobnih ogledov lokacij se po kovidu več ne izvaja v takšni obliki, sedaj je konstrukcija ogledov bolj namenjena tehnologiji, zmožnostim dvorane z vidika produkcije, TVja itd. Sem prepričana, da moj komentar na ta nov način ni potreben. Kdor me pozna, ve kakšna so moja stališča, vedno sem in bom stala na strani ekip, športnikov in ščitila tekmovanje. Šport. Vse okrog športnega dela bi moralo biti podrejeno športu in mu nuditi podporo in ne obratno. Ne trdim, da produkcijski del ni pomemben, ker je. ZELO!
No, da nadaljujem, ko je organizator izbran, lokacija, termin potrjena, se pogajanja nadaljujejo med organizatorjem in zvezo na daljavo, vsak dela svoje, da zagotovi normative za specifično tekmovanje. V teoriji bi temu moralo biti tako. 😊
V procesu so izbrani partnerji, dobavitelji, ki so ključni za izvedbo tekmovanja: tekmovalni sistem (po domače: vodenje zapisnika, rezultata), challange dobavitelj, media operater (TV pravice), marketing agencija + materialni dobavitelji (nekoliko manj pomembni za samo izvedbo športnega dela tekmovanja).
Za lažje razumevanje: večje tekmovanje = več dobaviteljev in več partnerjev = več kontrole.
Ko pride trenutek za izvedbo tekmovanja, se vse ključne skupine zberejo na lokaciji -5 dni pred začetkom tekmovanja. Prvi na lokaciji smo event managerji in tehnični delegati. Ko imamo vse ključne osebe na lokaciji, se »zunanji« partnerji (izbrani s strani mednarodne zveze) priključijo delu »lokalnega organizatorja« in skupaj postavijo vse potrebno za začetek tekmovanja. Vzporedno event managerji in tehnični delegati preverjamo še športni in partnerski del: TD pregleda vse v zvezi z ekipami, EM pregleda vse zahteve zveze in partnerjev. V idealnem scenariju (ki so zelo redki) so vse točke povezane dan pred tekmovanjem. V vseh ostalih scenarijih (ki so zelo pogosti) pa rešujemo takšne in drugačne zaplete zadnjo minuto. Po mojih izkušnjah je velik del teh zapletov nepotrebnih.
Ko govorimo o izkušenih organizatorjih, gre za igro moči, ker iz principa ne želijo zadostiti vseh zahtev, da pokažejo, da “njim zveza pa nič ne more”. Hja… učinek je popolnoma drugi, kot si morda sami zamišljajo.
V primeru povprečnih organizatorjev, z določenimi izkušnjami, ki niso še napredovali in še naprej delujejo na isti način kljub očitnim pomanjkljivostim, … kaj reči… cona udobja je zares udobna. 😊
V primeru novih organizatorjev, brez izkušenj, pa menim, da bi morali imeti nekoliko več podpore skozi celoten proces priprave, ker morda ne dobro razumejo vseh zahtev oz. ne razumejo zakaj »njihov vidik« morda ni optimalen za takšno tekmovanje. Sama sem imela opravka z novimi organizatorji, ki so bili absolutno pripravljeni se učiti in nadgrajevati svoje znanje in s takimi, ki so enostavno »gluhi in slepi« ko pride do sprejemanja predlogov in konstruktivnih kritik.
Ko govorimo o svetovnem nivoju organizacije, se je že toliko tekmovanj odvilo, toliko organizatorjev izmenjalo, da vsi točno vemo kaj JE sprejemljivo in kaj NI. Torej, kot že rečeno, določeni zapleti so popolnoma nepotrebni in bi se jim z lahkoto izognili. PS: to je pljunec v mojo lastno skledo, da ne bo pomote. Ne kažem s prstom na druge, priznavam, da tudi naše delo ni dovolj efektivno v določenih primerih.
Prva tekma aka generalka
Načeloma velja, da je prva tekma neke vrste »generalka«. Kljub temu, da imamo uradne generalke pred začetkom tekmovanja, so te precej kaotične. Ponavadi so postavljene v časovnico še preden so vse ključne osebe na lokaciji in še ni vsa oprema pripravljena, ko namesto ekip igrajo otroci, ko jih sodniki jemljejo kot nujno zlo, … vse skupaj je precej neuporabno, če sem popolnoma iskrena. V določenih primerih, ko dejansko imamo kompletno ekipo na licu mesta, z vso potrebno opremo in scenariji, pa te generalke dajo resnično tisti prvi pravi vtis kako zadeve funkcionirajo in takoj vidimo kdaj in kje so potrebne izboljšave.
Ko se začne tekmovanje, se vsi procesi dejansko zaženejo, ni več popravnih izpitov, zato je vsak dan svoje vrste unikaten a hkrati rutinski. Tekom dneva sproti urejamo/rešujemo nujne zadeve in morebitne zaplete, po koncu dneva pa pregledamo vse minuse in pluse, se o njih pomenimo, najdemo izvor in dorečemo plan za reševanje le-tega do naslednjega dne. Izpostavimo tudi velike pluse in jih takoj »označimo« kot učne primere za prihodnost. In tako gre vsak dan sproti skozi.
Ni, da samo potujemo in gledamo top tekme iz prve vrste 😊 dejansko skrbimo da vse teče kot mora in, ko temu ni tako, smo prav mi odgovorni, da se zadeve postavijo v normativo. Vsaka organizacijska struktura je hierarhična, vsaka delavna skupina ima svojo vodjo, ki poroča event managerju in tehničnemu delegatu. Vse operativne zadeve so odgovornost event managerja, vse športno tehnične zadeve pa odgovornost tehničnega delegata. Tako se tudi postopa v primeru večjih zapletov in potencialni potrebi po sprejemanju resnih odločitev. Ves čas tekmovanja pa event managerji in tehnični delegati ostajamo v stiku z mednarodno zvezo, ki seveda skrbno bdi nad dogodkom.
Včasih je zelo težko in se skozi celo tekmovanje borimo z zapleti, včasih pa tečejo zadeve resnično lepo, gladko in RES lahko uživamo v dobrih tekmah.
Ni še konec ne.
Vsako tekmovanje se »oceni«; poroča o prednostih in slabostih. Ta poročila naj bi pomagala pri naslednjih korakih, naslednjih tekmovanjih ali pač samo kot »zapisnik« o tem specifičnem tekmovanju, organizatorju. (Poročila niso namenjena kaznovanju in graji, kot nekateri organizatorji verjamejo.)
C’est ça!
Upam, da je bil prvi “sprehod” po ozadju vsaj delno razumljiv, preden preidem na bolj podrobne naloge, opise, je dobro razumeti večjo sliko.
Hasta pronto 😊
